Kiireen keskellä sähköposteihin tulee silloin tällöin vastattua hieman huolimattomasti, rutinoituminen saattaa myös joskus johtaa unohtamaan pieniä yksityiskohtia.

Sähköpostin hyvien tapojen mukaisesti kannattaa muistaa seuraavia asioita:

Ole täsmällinen
Kirjoita asiasi lyhyesti ja ytimekkäästi epäselvyyksien välttämiseksi.


Ole kohtelias
Kirjoitetussa viestissä on helppoa tehdä tulkintavirheitä, joten ole kohtelias.


Muista aihe ja allekirjoitus
Valitsemalla viestille kuvaavan aiheen herätät jo vastaanottajan mielenkiinnon ja annat kuvan asiasi sisällöstä. Allekirjoituksen käyttäminen kuuluu sähköpostin perusasioihin.


Tietoturva
Luottamuksellista materiaalia käsiteltäessä muista pitää erityisen hyvää huolta tietoturvasta. Säännöllinen salasanan vaihtaminen, kaksivaiheinen vahvistus ja Chromen incognito- tila ovat oivia tapoja turvallisuuteen.


Huomioi yksityisyys
Mikäli alkuperäinen viesti on osoitettu ryhmälle ja haluat vastata ainoastaan lähettäjälle, pidä huolta, että muut ryhmän jäsenet eivät saa vastaustasi, ellet välttämättä aio vastata koko ryhmälle.


Pidä työ- ja vapaa-aika erillään
Pyri käyttämään työ- tai koulusähköpostia työasiointiin. Henkilökohtaiseen käyttöön voit hankkia esim. kuluttajille suunnatun Gmail- sähköpostin.


Järjestä ja siivoa
Pidä postilaatikostasi huolta. Tunnisteiden avulla viestien järjestely on helppoa ja tehokasta, eikä turhien viestien poistaminen ole lainkaan haitallista.


Lähetä liitetiedostoja harkiten
Älä kuormita vastaanottajan sähköpostilaatikkoa turhaan, joten liitetiedostojen koon tulisi olla kohtuullinen.


Muista tekijänoikeus
Kun lähetät edelleen jonkun toisen kirjoittaman sähköpostiviestin tai liitetiedoston, muista että edelleenlähetät tekijänoikeuden alaista materiaalia.