Tällä sivulla on lyhyet ohjeet Google Apps-sovellusten pääkäyttäjän ominaisuuksista sekä tehtävistä palvelumuutoksista, jotka on hyvä huomioida ennen palvelun käyttöönottoa. Google Apps-sovelluksia hallitaan pääkäyttäjän tunnuksella hallintapaneelista.
Hallintapaneelin kautta tehdään mm. seuraavia asioita:
HUOM! Pääkäyttäjän oikeuksia ei suositella tietoturvasyistä annettavaksi normaalille etunimi.sukunimi@domain.fi tunnukselle. Pidä pääkäyttäjän tunnukset erityisen suojattuna, äläkä koskaan luovuta tunnuksia kenellekään ilman pätevää syytä. Lisäksi suosittelemme ottamaan käyttöön pääkäyttäjätunnukseen kaksivaiheisen vahvistuksen, joka luo ylimääräisen turvasuojauksen tiliin.
Kirjautuminen Google-sovellusten ohjauspaneeliin tapahtuu osoitteesta: admin.google.com Google Apps-sovellusten hallintapaneeliin kirjautuminenKuva1
Kirjaudu sisään sinulle palvelun aktivoinnin yhteydessä toimitetuilla pääkäyttäjän tunnuksella.
Mikäli et vielä ole saanut palvelun hallintatunnuksia ei palveluasi ole vielä aktivoitu.
Kirjautumisen yhteydessä hyväksyttävät ehdotKuva 2
Voit tutustua Kuvan 2 tekstiin ja kuviin tämän ohjeen yhteydessä tai vasta siinä vaiheessa kun kirjaudut ensimmäistä kertaa järjestelmän käyttäjäksi . Näytettävä kirjautumisohje saattaa poiketa tässä ohjeessa olevasta. Linkit sopimusehtoihin ovat kuitenkin samat.
TietosuojailmoitusGoogle tarjoaa nämä palvelut yhdessä verkkotunnuksesi järjestelmänvalvojan kanssa tai hänen puolestaan. Järjestelmänvalvojasi pääsee käyttämään hallinta@gtest.fi-tilisi tietoja, kuten sähköpostiasi. Saat lisätietoja Google-sovellusten tietosuojailmoituksesta tai verkkotunnuksesi järjestelmänvalvojan mahdollisesta tietosuojakäytännöstä. Mieti tarkkaan, mitä tietoja lisäät tiliin. Jos sinulla on useita Google-tilejä, tarkkaile useimpien Googlen palveluiden oikeassa yläkulmassa näkyvää käyttäjänimeä varmistaaksesi, että käytät haluamaasi tiliä. Lisätietoja Voit käyttää henkilökohtaisiin asioihisi erillistä henkilökohtaista Google-tiliä. Jos sinulla ei ole henkilökohtaista Google-tiliä, voit luoda tilin nyt. Huomaa, että myös muut palvelukohtaiset käyttöehdot saattavat olla voimassa. Voit tarkistaa nämä ehdot kyseisen palvelun verkkosivulta. Valitsemalla alapuolelta Hyväksyn osoitat, että ymmärrät tiliisi tehdyt muutokset ja hyväksyt Googlen käyttöehdot sekä Google-sovellustenkäyttöehdot, hyväksyttävän käytön säännöt ja tietosuojailmoituksen. Kuva 3
Syötä kuvassa näkyvät merkit ja klikkaa hiirellä Hyväksyn. Jatka tiliini. painiketta
Pääkäyttäjän hallintapaneeli eli DASHBOARDPalveluasetuksia pääset muokkaamaan klikkamalla haluamaasi osa-aluetta:
Käyttäjät - käyttäjätunnusten hallinta Yhtiön profiili - yrityksen ja palvelun perustiedot Google Apps - corepalveluiden asetukset Ryhmät - ryhmät
Tietoturva - lisäominaisuuksien (esim API) hallinta Verkkotunnukset - verkkotunnuksen yleiset asetukset
Tuki - yhteydenotto-ohjeet sekä tunnukset tukipalveluihin Muut Google-palvelut - ei-corepalvelut ja niiden asetukset Raportit - erilaisia raportteja sovellusten käytöstä Järjestelmänvalvojan roolit - roolien määritys ja seuranta Mikäli etusivulla ei näy kaikkia kuvakkeita, klikkaa alareunan "Lisää hallintakuvakkeita" ja vedä etusivulle haluamasi kuvakkeet.
Organisaatiot ja käyttäjäasetuksetKuva 5 [Käyttäjät]
Käyttäjähallinnasta pääset lisäämään ja poistamaan käyttäjiä, vaihtamaan salasanoja, uudelleen nimeämään käyttäjiä ja lisäämään uusia hallinnollisia organisaatioita.
Käyttäjät-osion oikeassa yläkulmassa on painike Lisää käyttäjiä. Kuva 6
Valitse käyttäjien lisäystapa. Jos kyseessä on yksittäisten käyttäjien lisääminen, valitse Lisää käyttäjiä manuaalisesti. Syötä käyttäjän nimi ja käyttäjätunnus. Halutessasi voit valita käyttäjälle salasanan painamalla Set Password -linkkiä. Kun olet valmis, klikkaa Luo uusi käyttäjä -painiketta. Kopioi ruudulta käyttäjätunnus ja salasana talteen.Toimita se turvallisesti käyttäjälle. Klikkaa lopuksi Valmis. Salasanan pääset myös katsomaan myöhemmin käyttäjäasetuksista niin kauan kunnes käyttäjä vaihtaa salasanan.
Käyttäjätilien luominen eräajonaVoit myös lähettää tiedot CSV-tiedostona "Lisää useita käyttäjiä kerralla" -toiminnallisuudella.Useiden käyttäjien lisääminen kerralla Google Apps-sovelluksiin tapahtuu valitsemalla käyttäjien lisäämisen tavaksi (katso aikaisempi kuva) vaihtoehdon "Lisää useita käyttäjiä kerralla". Luo Google-dokumenttien taulukko-ominaisuudella CSV-tiedosto, jossa on kuvassa näkyvät tiedot (email address, first name, last name, password). Huomaathan että CSV-tiedoston tietueiden tulee olla erotettu pilkulla "," ei puolipisteellä. Tallenna tiedosto työasemallesi. Avaa tiedosto tekstieditorilla (esim. Notepad tai TextEdit) ja tallenna tiedosto uudelleen .csv -tarkenteella. Käytä merkistönä joko ANSI tai UTF-8 with BOM, jotta skandinaaviset kirjaimet siirtyvät oikein. Valitse päivitysasetukset -kohdasta oikeat valinnat:
Hallinnollisten organisaatioiden lisääminenGoogle Apps-sovellusten hallintapaneeliin voi helposti lisätä hallinnollisia ryhmiä kohdassa Käyttäjät. Hallinnollisia ryhmiä tarvitaan kun käyttäjiä on kymmeniä tai siinä tapauksessa, että eri käyttäjäryhmille halutaan sallia enemmän tai vähemmän Google Apps-sovellusten tai muiden Google-tuotteiden käyttöoikeuksia. (Tuotteita on yli 60 kpl).
Kuva 7
Organisaatiot näet Käyttäjä-osion oikeassa reunassa. Klikkaa pääorganisaation perässä olevaa painiketta ja valitse Lisää alaorganisaatio.
Syötä tarpeelliset tiedot ja paina Luo organisaatio.
Käyttäjän siirtäminen hallinnollisten organisaatioiden välilläKuva 8
Käyttäjän voi helposti siirtää luotujen käyttäjäorganisaatioiden välillä. Valitse käyttäjä/t valintaruudulla kunkin käyttäjätunnuksen riviltä tai valitse kaikki tunnusten yläpuolella olevasta valintaruudusta. Paina tämän jälkeen yläreunan Siirrä toiseen organisaatioyksikköön-painiketta. Valitse haluamasi klikkaamalla haluamasi organisaatio.
Pääkäyttäjän oikeuksien lisääminen käyttäjälleHUOM! Pääkäyttäjän oikeuksia ei tule antaa normaaleille käyttäjätileille. Pääkäyttäjän tilin tulee olla oma itsenäinen tilinsä jota käytetään vain Google Apps-sovellusten hallintaan. Omalle tilille emme suosittele antamaan pääkäyttäjän oikeuksia tietoturva syistä.Google Apps-sovellusten käyttäjäoikeustasoja voi määrittää kohdassa Järjestelmänvalvojan roolit.Kun haluat määrittää jonkin rooleista valitsemallesi henkilölle, valitse vasemmasta reunasta määritettävä rooli ja klikkaa tämän jälkeen Määritä järjestelmänvalvojat-painketta.
Uusia ryhmiä luodaan painamalla Luo ryhmä-painiketta sivun oikeassa ylälaidassa.
Käyttäjäoikeustasot:
Ryhmien luominenRyhmiä luodaan hallintapaneelin Ryhmät-osiosta. Google-sovellusten ryhmillä on useita eri käyttötarkoituksia. Ryhmät toimivat mm:
Group name = Ryhmän nimi
Group email address = Ryhmän sähköpostiosoite. Sähköpostin lähettäminen julkisesta organisaation ulkopuolella olevasta osoitteesta on erikseen sallittava.
Group description = Lyhyt kuvaus ryhmästä
Access level
Team = Kuka tahansa oman domainin sisällä (Google -sovellusten tili) voi lähettää ryhmään postia ja katsella ryhmän jäsenyyslistaa
Also allow anyone on the internet to post messages = Antaa luvan kenelle tahansa Internetissä postittaa sähköpostia listalle Annoucement-only = Vain ryhmän omistajat voivat lähettää viestejä listalle
Restricted = Vain ryhmän jäsenet voivat lähettää listalle postia ja katsella ryhmän jäsenyyksiä
Add all users within domain.fi to this group = lisää kaikki domainin käyttäjät ryhmän jäseniksi.
Luodaksesi uuden ryhmän klikkaa Create new group painiketta
Google-sovellusten perusasetusten asettaminen suositusten mukaiseksi.Palvelussa on useita kymmeniä asetuksia, mutta suosittelemme tekemään niistä vähintään tämän luettelon mukaiset.
Asetukset voit käydä läpi itsenäisesti, mutta suosittelemme tukipaketin hankkimista jolloin asetukset käydään läpi yhdessä ammattilaisen kanssa.
Kirjaudu sisään Google-sovellusten ohjauspaneeliin ja teet seuraavat muutokset palveluun:
Pääkäyttäjä-, ylläpitäjä- ja käyttäjätilien erotAdmin- eli pääkäyttäjän tunnuksilla hallinnoidaanGoogle -sovellukset -tilin asetuksia, ylläpitäjiä sekä käyttäjiä.
Tärkeimmät pääkäyttäjän oikeudet:
- Voi muokata kaikkia tilin asetuksia hallintapaneelissa (Control Panel).
- Voi lisätä ja poistaa käyttäjiä.
- Voi vaihtaa käyttäjän salasanan (pääkäyttäjä ei näe käyttäjän asettamaa salasanaa).
- Voi luoda ja jakaa resurssikalentereita.
- Voi tarkastella kaikkien käyttäjien kalentereita.
- Hallitsee sivustojen ja dokumenttien jakamisasetuksia
Tärkeimmät ylläpitäjän oikeudet: Ylläpitäjä voi pyynnöstä jakaa yksittäisen sivuston tai
dokumentin organisaation ulkopuolelle, vaikka jakaminen on estetty
käyttäjiltä. (Huom. dokumentin pitää olla jaettu pääkäyttäjälle).
Ylläpitäjä ei näe dokumentteja, joita ei ole jaettu.
Ylläpitäjä näkee kaikki sivustot, myös ne joita ei ole jaettu.
Ylläpitäjä voi poistaa sivuston ja muokata jakamisasetuksia. - Loput ylläpitäjän oikeudet ovat määritettävissä hallintapaneelissa (Control Panel). Tärkeimmät käyttäjän oikeudet - Hallinnoi omaa sähköpostiaan ja kalentereitaan
- Hallinnoi luomiensa sivustojen ja dokumenttien jakamisasetuksia (voi katsella, voi muokata, on omistaja)
|