Uuden pääkäyttäjän pikaopas

Tällä sivulla on lyhyet ohjeet Google Apps-sovellusten pääkäyttäjän ominaisuuksista sekä tehtävistä palvelumuutoksista, jotka on hyvä huomioida ennen palvelun käyttöönottoa. 

Google Apps-sovelluksia hallitaan pääkäyttäjän tunnuksella hallintapaneelista.
Hallintapaneelin kautta tehdään mm. seuraavia asioita:
  • Hallitaan käyttäjiä (Lisätään uusia, poistetaan vanhoja jne)
  • Hallitaan ryhmiä
  • Hallitaan palveluiden perusasetuksia
  • Lisätään ja poistetaan palveluita (Ryhmät, linkit, moderaattori, GMS+GMD jne)

HUOM! Pääkäyttäjän oikeuksia ei suositella tietoturvasyistä annettavaksi normaalille etunimi.sukunimi@domain.fi tunnukselle.
Pidä pääkäyttäjän tunnukset erityisen suojattuna, äläkä koskaan luovuta tunnuksia kenellekään ilman pätevää syytä. Lisäksi suosittelemme ottamaan käyttöön pääkäyttäjätunnukseen kaksivaiheisen vahvistuksen, joka luo ylimääräisen turvasuojauksen tiliin. 

Kirjautuminen Google-sovellusten ohjauspaneeliin tapahtuu osoitteesta: admin.google.com


Google Apps-sovellusten hallintapaneeliin kirjautuminen

Kuva1

Kirjaudu sisään sinulle palvelun aktivoinnin yhteydessä toimitetuilla pääkäyttäjän tunnuksella.
Mikäli et vielä ole saanut palvelun hallintatunnuksia ei palveluasi ole vielä aktivoitu. 


Kirjautumisen yhteydessä hyväksyttävät ehdot

Kuva 2  
Voit tutustua Kuvan 2 tekstiin ja kuviin tämän ohjeen yhteydessä tai vasta siinä vaiheessa kun kirjaudut ensimmäistä kertaa järjestelmän käyttäjäksi . Näytettävä kirjautumisohje saattaa poiketa tässä ohjeessa olevasta. Linkit sopimusehtoihin ovat kuitenkin samat.



Tietosuojailmoitus

Google tarjoaa nämä palvelut yhdessä verkkotunnuksesi järjestelmänvalvojan kanssa tai hänen puolestaan. Järjestelmänvalvojasi pääsee käyttämään hallinta@gtest.fi-tilisi tietoja, kuten sähköpostiasi. Saat lisätietoja Google-sovellusten tietosuojailmoituksesta tai verkkotunnuksesi järjestelmänvalvojan mahdollisesta tietosuojakäytännöstä. Mieti tarkkaan, mitä tietoja lisäät tiliin. Jos sinulla on useita Google-tilejä, tarkkaile useimpien Googlen palveluiden oikeassa yläkulmassa näkyvää käyttäjänimeä varmistaaksesi, että käytät haluamaasi tiliä. Lisätietoja

Voit käyttää henkilökohtaisiin asioihisi erillistä henkilökohtaista Google-tiliä. Jos sinulla ei ole henkilökohtaista Google-tiliä, voit luoda tilin nyt.

Huomaa, että myös muut palvelukohtaiset käyttöehdot saattavat olla voimassa. Voit tarkistaa nämä ehdot kyseisen palvelun verkkosivulta. 


Valitsemalla alapuolelta Hyväksyn osoitat, että ymmärrät tiliisi tehdyt muutokset ja hyväksyt Googlen käyttöehdot sekä Google-sovellustenkäyttöehdot, hyväksyttävän käytön säännöt ja tietosuojailmoituksen. 

Kuva 3
Syötä kuvassa näkyvät merkit ja klikkaa hiirellä Hyväksyn. Jatka tiliini. painiketta


Pääkäyttäjän hallintapaneeli eli DASHBOARD

Kuva 4

Ohjauspaneelista voit hallita Google Apps-sovellusten eri ominaisuuksia.

Palveluasetuksia pääset muokkaamaan klikkamalla haluamaasi osa-aluetta:
Käyttäjät - käyttäjätunnusten hallinta
Yhtiön profiili - yrityksen ja palvelun perustiedot
Google Apps - corepalveluiden asetukset
Ryhmät - ryhmät
Tietoturva - lisäominaisuuksien (esim API) hallinta
Verkkotunnukset - verkkotunnuksen yleiset asetukset
Tuki - yhteydenotto-ohjeet sekä tunnukset tukipalveluihin
Muut Google-palvelut - ei-corepalvelut ja niiden asetukset
Raportit - erilaisia raportteja sovellusten käytöstä
Järjestelmänvalvojan roolit - roolien määritys ja seuranta

Mikäli etusivulla ei näy kaikkia kuvakkeita, klikkaa alareunan "Lisää hallintakuvakkeita" ja vedä etusivulle haluamasi kuvakkeet. 


Organisaatiot ja käyttäjäasetukset

Kuva 5 [Käyttäjät]
Käyttäjähallinnasta pääset lisäämään ja poistamaan käyttäjiä, vaihtamaan salasanoja, uudelleen nimeämään käyttäjiä ja lisäämään uusia hallinnollisia organisaatioita.


Uusien käyttäjien lisääminen


Käyttäjät-osion oikeassa yläkulmassa on painike Lisää käyttäjiä

Kuva 6

Valitse käyttäjien lisäystapa. Jos kyseessä on yksittäisten käyttäjien lisääminen, valitse Lisää käyttäjiä manuaalisesti.


Syötä käyttäjän nimi ja käyttäjätunnus. Halutessasi voit valita käyttäjälle salasanan painamalla Set Password -linkkiä.
Kun olet valmis, klikkaa Luo uusi käyttäjä -painiketta.

Kopioi ruudulta käyttäjätunnus ja salasana talteen.Toimita se turvallisesti käyttäjälle.
Klikkaa lopuksi Valmis.

Salasanan pääset myös katsomaan myöhemmin käyttäjäasetuksista niin kauan kunnes käyttäjä vaihtaa salasanan.

Käyttäjätilien luominen eräajona

Voit myös lähettää tiedot CSV-tiedostona "Lisää useita käyttäjiä kerralla" -toiminnallisuudella.

Useiden käyttäjien lisääminen kerralla Google Apps-sovelluksiin tapahtuu valitsemalla käyttäjien lisäämisen tavaksi (katso aikaisempi kuva) vaihtoehdon "Lisää useita käyttäjiä kerralla".
Luo Google-dokumenttien taulukko-ominaisuudella CSV-tiedosto, jossa on kuvassa näkyvät tiedot (email address, first name, last name, password).
Huomaathan että CSV-tiedoston tietueiden tulee olla erotettu pilkulla "," ei puolipisteellä. 
Tallenna tiedosto työasemallesi. Avaa tiedosto tekstieditorilla (esim. Notepad tai TextEdit) ja tallenna tiedosto uudelleen .csv -tarkenteella. Käytä merkistönä joko ANSI tai UTF-8 with BOM, jotta skandinaaviset kirjaimet siirtyvät oikein.


Valitse päivitysasetukset -kohdasta oikeat valinnat:
Create new accounts for email addresses that do not yet exist = luo uudet tilit niille käyttäjille joita ei vielä palvelussa ole.
Update existing accounts with new names and passwords. = Päivittää jo luotujen tilien etunimet ja sukunimet sekä salasanan. Poista valinta mikäli et halua päivittää kaikkien käyttäjien salasanaa uudelleen.
Require a password change when new or updated users sign in. = Luotujen / päivitettyjen käyttäjien tulee vaihtaa salasana seuraavan kirjautumiskerran yhteydessä.


Hallinnollisten organisaatioiden lisääminen

Google Apps-sovellusten hallintapaneeliin voi helposti lisätä hallinnollisia ryhmiä kohdassa Käyttäjät. Hallinnollisia ryhmiä tarvitaan kun käyttäjiä on kymmeniä tai siinä tapauksessa, että eri käyttäjäryhmille halutaan sallia enemmän tai vähemmän Google Apps-sovellusten tai muiden Google-tuotteiden käyttöoikeuksia. (Tuotteita on yli 60 kpl).

Kuva 7

Organisaatiot näet Käyttäjä-osion oikeassa reunassa. Klikkaa pääorganisaation perässä olevaa painiketta ja valitse Lisää alaorganisaatio

Syötä tarpeelliset tiedot ja paina Luo organisaatio


Käyttäjän siirtäminen hallinnollisten organisaatioiden välillä

Kuva 8

Käyttäjän voi helposti siirtää luotujen käyttäjäorganisaatioiden välillä. Valitse käyttäjä/t valintaruudulla kunkin käyttäjätunnuksen riviltä tai valitse kaikki tunnusten yläpuolella olevasta valintaruudusta. Paina tämän jälkeen yläreunan Siirrä toiseen organisaatioyksikköön-painiketta. Valitse haluamasi klikkaamalla haluamasi organisaatio.


Pääkäyttäjän oikeuksien lisääminen käyttäjälle

HUOM! Pääkäyttäjän oikeuksia ei tule antaa normaaleille käyttäjätileille. Pääkäyttäjän tilin tulee olla oma itsenäinen tilinsä jota käytetään vain Google Apps-sovellusten hallintaan. Omalle tilille emme suosittele antamaan pääkäyttäjän oikeuksia tietoturva syistä.

Google Apps-sovellusten käyttäjäoikeustasoja voi määrittää kohdassa Järjestelmänvalvojan roolit.
Kun haluat määrittää jonkin rooleista valitsemallesi henkilölle, valitse vasemmasta reunasta määritettävä rooli ja klikkaa tämän jälkeen Määritä järjestelmänvalvojat-painketta. 


Käyttäjäoikeustasot:
  • Käyttäjä (User)

    Kaikki käyttäjät luodaan oletuksena näillä oikeuksilla. Pääkäyttäjä- tai ylläpito-oikeudet annetaan erikseen tarpeen mukaan.

    - Ei erityisoikeuksia.

  • Pääkäyttäjä (Super administrator)

    Kaikki aiemmin luodut pääkäyttäjätilit ovat näillä oikeuksilla. Pääsy kaikkiin hallintapaneelin ominaisuuksiin, kaikkien käyttäjien kalentereihin ja kalenteritapahtumiin sekä sivustoihin.

  • Ylläpitäjä (Administrator)

    Käyttäjälle voidaan antaa suppea pääsy hallintapaneeliin, jolloin hän voi hallita esimerkiksi vain ryhmiä tai käyttäjiä. 

    Ylläpitäjän käyttöoikeudet joita ei voi muokata: Pääsy hallintapaneeliin ja kaikkien käyttäjien sivustoihin, hallinta-API:en käyttöoikeus sekä hallintapaneelin Users -välilehden kohta Privileges. Ylläpitäjätunnuksella ei siis voi muuttaa muiden käyttöoikeuksia.



Ryhmien luominen

Ryhmiä luodaan hallintapaneelin Ryhmät-osiosta.

Google-sovellusten ryhmillä on useita eri käyttötarkoituksia. Ryhmät toimivat mm:
  • Sähköpostin jakelulistoina
  • Kalenterin jakamisryhminä
  • Asiakirjojen ja kansioiden jakamisryhminä
  • Sivustojen jakamisryhmänä
Ryhmiä voidaan hallita pääkäyttäjän toimesta tai käyttöön voidaan ottaa Google-ryhmät ominaisuus, jolloin ryhmien hallinta voidaan jakaa tavallisille käyttäjille hallitusti. Käyttöön saadaan ryhmien osalta huomattavasti lisää ominaisuuksia.
Lue lisää Google-ryhmien ominaisuuksista [ENG]

Uusia ryhmiä luodaan painamalla Luo ryhmä-painiketta sivun oikeassa ylälaidassa.
Group name = Ryhmän nimi
Group email address = Ryhmän sähköpostiosoite. Sähköpostin lähettäminen julkisesta organisaation ulkopuolella olevasta osoitteesta on erikseen sallittava.
Group description = Lyhyt kuvaus ryhmästä

Access level
Team = Kuka tahansa oman domainin sisällä (Google -sovellusten tili) voi lähettää ryhmään postia ja katsella ryhmän jäsenyyslistaa
Also allow anyone on the internet to post messages
= Antaa luvan kenelle tahansa Internetissä postittaa sähköpostia listalle
Annoucement-only = Vain ryhmän omistajat voivat lähettää viestejä listalle
Restricted = Vain ryhmän jäsenet voivat lähettää listalle postia ja katsella ryhmän jäsenyyksiä

Add all users within domain.fi to this group = lisää kaikki domainin käyttäjät ryhmän jäseniksi.

 
Luodaksesi uuden ryhmän klikkaa Create new group painiketta



Google-sovellusten perusasetusten asettaminen suositusten mukaiseksi.


Palvelussa on useita kymmeniä asetuksia, mutta suosittelemme tekemään niistä vähintään tämän luettelon mukaiset.
Asetukset voit käydä läpi itsenäisesti, mutta suosittelemme tukipaketin hankkimista jolloin asetukset käydään läpi yhdessä ammattilaisen kanssa.

Kirjaudu sisään Google-sovellusten ohjauspaneeliin ja teet seuraavat muutokset palveluun:
  • Domain Settings välilehdellä tehtävät asetukset:
    • General
      • Organization name
        • Syötä organisaatiosi nimi jonka haluat näkyvän Google-sovelluksissa
      • Primary administrator account
        • Syötä pääkäyttäjän sähköpostiosoite (tili jolla juuri kirjaannuit sisälle)
      • Secondary email address 
        • Syötä tähän sähköpostiosoite joka on organisaatiosi verkkotunnuksen ulkopuolelta (esim gmail.com)
      • Advertisement option
        • Hide all ads for yritys.fi [Päälle]
      • SSL
        • Enable SSL [Päälle]
      • New Services and Pre-release Features
        • Automatically add new services when they become available
        • Enable pre-relase features [Päälle]
        • Next generation
      • Paina Save Changes painiketta
    • Appearance
      • Lisää haluamasi Custom logo eli yrityksesi logo. Näin voit personoida Google-sovellusten eri sovellusalueet näyttämään oman yrityksesi logoa Googlen logojen sijaan. Logon tulee olla PNG- tai GIF -muodossa ja kooltaan 143 x 59 pikseliä. Logossa ei saa esiintyä Googlen rekisteröimiä logoja tai kuvia.
        • Valitse Custom Logo aktiiviseksi
        • Valitse Valitse tiedosto paina Upload painiketta
      • Paina Save Changes painiketta
    • Reseller Access Enable DNA Oy to access the admin panel to manage this domain
  • Service settings valikosta tehtävät muutokset
    • E-mail
      • General
        • Web address
          • Change URL (Mikäli nimipalveluun on lisätty CNAME-tietue esim mail.yritys.fi voit määritellä sen käyttöön täältä)
        • Offline Gmail
          •  Enable Offline Gmail for my users [Päälle]
        • Gmail Labs
          • Enable Gmail Labs for my users [Päälle]
        • Mail Delegation
          • Let users delegate access to their mailbox to others in the domain [Päälle] 
        • Paina Save Changes painiketta
    • Mobile 
      • Google Sync
        • Turn on Google Sync [Valitse]
        • Paina Save Changes painiketta
  • Muista kirjautua ulos palvelusta käytön jälkeen!

Pääkäyttäjä-, ylläpitäjä- ja käyttäjätilien erot

Admin- eli pääkäyttäjän tunnuksilla hallinnoidaanGoogle -sovellukset -tilin asetuksia, ylläpitäjiä sekä käyttäjiä. 

 Älä koskaan liitä pääkäyttäjän tai ylläpitäjän oikeuksia henkilökohtaiseen tiliin, vaan luo aina erillinen tili kullekin pääkäyttäjälle tai ylläpitäjälle.

Tärkeimmät pääkäyttäjän oikeudet:
- Voi muokata kaikkia tilin asetuksia hallintapaneelissa (Control Panel).
- Voi lisätä ja poistaa käyttäjiä.
- Voi vaihtaa käyttäjän salasanan (pääkäyttäjä ei näe käyttäjän asettamaa salasanaa).
- Voi luoda ja jakaa resurssikalentereita.
- Voi tarkastella kaikkien käyttäjien kalentereita.
Pääkäyttäjä näkee myös kenen tahansa käyttäjän yksityiseksi merkityn kalenterimerkinnän sisällön!
- Hallitsee sivustojen ja dokumenttien jakamisasetuksia
Pääkäyttäjä voi sallia tai estää sivustojen ja dokumenttien jakamisen organisaation ulkopuolelle.
Pääkäyttäjä voi pyynnöstä jakaa yksittäisen sivuston tai dokumentin organisaation ulkopuolelle, vaikka jakaminen on estetty käyttäjiltä. (Huom. dokumentin pitää olla jaettu pääkäyttäjälle).
Pääkäyttäjä ei näe dokumentteja, joita ei ole jaettu.
Pääkäyttäjä näkee kaikki sivustot, myös ne joita ei ole jaettu.
Pääkäyttäjä voi poistaa sivuston ja muokata jakamisasetuksia.


Tärkeimmät ylläpitäjän oikeudet:

Ylläpitäjä voi pyynnöstä jakaa yksittäisen sivuston tai dokumentin organisaation ulkopuolelle, vaikka jakaminen on estetty käyttäjiltä. (Huom. dokumentin pitää olla jaettu pääkäyttäjälle).
Ylläpitäjä ei näe dokumentteja, joita ei ole jaettu.
Ylläpitäjä näkee kaikki sivustot, myös ne joita ei ole jaettu.
Ylläpitäjä voi poistaa sivuston ja muokata jakamisasetuksia.
- Loput ylläpitäjän oikeudet ovat määritettävissä hallintapaneelissa (Control Panel).

Tärkeimmät käyttäjän oikeudet
- Hallinnoi omaa sähköpostiaan ja kalentereitaan
- Hallinnoi luomiensa sivustojen ja dokumenttien jakamisasetuksia (voi katsella, voi muokata, on omistaja)