Ohjeet Käyttäjälle‎ > ‎Drive‎ > ‎

Kansioiden luominen ja jakaminen Drivessä

Kansiot ovat Driven käytön kannalta olennainen osa tehokkuutta. Niiden avulla Drive on helppo pitää järjestyksessä, mutta kansioista on myös paljon muuta iloa käyttäjälle, erityisesti kun puhutaan jakamisasetuksista. Kun tiedostot järjestetään huolellisesti suunnitellun kansiorakenteen sisään, materiaalien jakamista ja päivitystä on tehokas hallinnoida myös pitkällä aikavälillä.


Luo uusi kansio

Kansioita voi luoda ja jakaa napsauttamalla Uusi -painikkeen alta kohtaa Kansio. Anna Kansiolle nimi ja hyväksy napsauttamalla Ok.



Luo alikansioita

Lisää tehoa kansioiden hyödyntämiseen Drivessä saa kun lisää kansion sisään myös alikansioita, eli kansion sisällä olevia kansioita. Mikäli jaat pääkansion, sen sisällä olevat alikansiot jakautuvat saman asetuksen mukaisesti.
Alikansion saat luotua alla olevan kuvan osoittaman asetusvalikon kautta, toiminnolla Uusi kansio.

Kansion asetukset ja jakaminen

Kun katsot Drivellä kansion sisään, tiedostojen yläpuolella vasemmassa reunassa on nähtävissä kansion nimi, jota klikkaamalla aukeaa kansion asetusvalikko. Täältä löydät mm. alikansioiden luomiseksi tarkoitetun "Uusi kansio" , "Jaa" ja "Nimeä uudelleen"-toiminnot. 

Tiedostojen yläpuolelta oikeasta reunasta löytyy kuvat niistä henkilöistä, joille kansio on jaettu. Siirtämällä hiiren kuvan päälle, sovellus kertoo millainen käyttöoikeus hänellä on. Lisäksi oikeasta reunasta löytyy Jaa-painike, jonka kautta voit antaa käyttöoikeuden kansioosi myös muille käyttäjille.


Näin luot toimivan kansiorakenteen Drivellä:

Kun luot alikansioita Drivellä ylimmäntason kansion sisään, voidaan puhua kansiorakenteen luomisesta. Driven kohdalla toimivan kansiorakenteen luomiseksi on hyvä muistaa muutama perussääntö:
    • Pidä päätason kansion alikansioiden määrä korkeintaan kolmitasoisena. Tästä seuraaville tasoille jakamisasetukset eivät automaattisesti välttämättä periydy.
    • Liitä kansiorakenteen omistajuus sellaiseen tiliin, joka ei ole kenenkään käyttäjän henkilökohtainen. Näin vältytään esim. tilien sulkemisen yhteydessä tapahtuvilta vahingoilta, joissa saatetaan menettää tietoa. 
    • Nimeä kansiot ja tiedostot niin, että ne löytyvät Driven haun kautta helposti (lisätietoja)
    • Hyödynnä kansioiden jakamisessa ryhmiä yksittäisten käyttäjien sijaan. Näin jakoasetusten päivittäminen ei muodostu työlääksi pitkällä aikavälillä.