Ohjeet Käyttäjälle‎ > ‎Drive‎ > ‎

Dokumenttien jakaminen, yksityisyys ja julkaiseminen

Tiedostojen jakaminen on olennainen osa Driven tehokasta käyttöä. Jakamalla dokumentin muille käyttäjille, voitte yhdessä tuottaa sisältöä ja pysyä ajantasalla muiden tekemistä muutoksista.
Jakamisasetuksissa voi tarkastella eri käyttäjiä, kutsua uusia käyttäjiä sekä poistaa käyttäjiä.
Jaa -painikkeen alta löytyy myös mahdollisuus lähettää sähköpostia kaikille muokkaajille sekä muuttaa asiakirja julkiseksi.
Jakaminen tapahtuu aina Jaa -painikkeen kautta.

Voit myös luoda kansion ja jakaa sen haluamallesi ryhmälle käyttäjiä. (Katso ohje)

Jaa-painike


Jaa-painike löytyy useasta eri paikasta Drivellä. Helpoiten sen löydät valitsemalla Drive-listalta tiedoston tai kansion, jolloin yläreunan painikkeissa on nähtävissä Jaa muille -vaihtoehto. 
Myös avaamalla dokumentin, sen oikeasta yläkulmasta löytyy Jaa-painike. 


Asiakirjan jakaminen muiden kanssa:

Kun aloitat materiaalin jakamisen muille, jakamisasetuksissa määrittelet millaisen käyttöoikeuden haluat heille antaa. 
Jakamisasetukset ikkuna on myös paikka, josta voit aina tulla myöhemmin tarkistamaan ja muokkaamaan voimassa olevia asetuksia. 
    • Napsauta Jaa -painiketta. Näyttöön aukeaa uusi ikkuna, jossa voit antaa haluamillesi henkilöille oikeudet joko muokata tai lukea asiakirjaa.
    • Lisää käyttäjiä kirjoittamalla Henkilöt -kohtaan niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille haluat asiakirjan jakaa.
    • Valitse oikealla puolella olevasta pudotusvalikosta henkilölle annettavat oikeudet. Voit antaa käyttäjälle oikeuden muokata (Voi muokata) tai vain katsella dokumenttia ilman, että voi sitä muuttaa (Voi katsella) tai oikeuden kommentointiin (Voi kommentoida).
    • Napsauta Valmis -painiketta. Nyt dokumenttisi on jaettu haluamillesi henkilöille.
Kun haluat tarkastella, kenelle asiakirjasi on jaettu tai muuttaa jakamisoikeuksia, palaa takaisin jakamisasetuksiin ja tee tarvittavat muutokset. 


Jakamisikkunan muita tärkeitä toimintoja ovat:
  • Hanki jaettava linkki: Kopioimalla tämän linkin voit ohjata yhteiskäyttäjiä dokumenttiin tai esim. luoda linkin Google Sivustolle.
  • Näkyvyys: Hanki jaettava linkki -kohdan ylimmäinen vaihtoehto kertoo dokumentin näkyvyysasteen. Oletusasetus määritellään Google Apps hallintapaneelista, mutta tätä kautta pääset tarkastelemaan muita vaihtoehtoja ja muuttamaan asiakirjan tarvittaessa esim. julkisesti. 
    • Jos kaikki vaihtoehdot (katso kuva) eivät ole näkyvissä, ne on piilotettu organisaatiossasi järjestelmänvalvojan toimesta. 

Käyttöoikeuksien eri oikeustasot:

Omistajat
    • Voivat muokata asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä ja kutsua lisää yhteiskäyttäjiä ja lukijoita.
    • Voivat poistaa asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä ja siten poistaa yhteiskäyttäjien ja lukijoiden käyttöoikeuden. Huomaa: asiakirjan, laskentataulukon tai esityksen poistaminen kokonaan ja sen käytön poistaminen edellyttää, että se on poistettava ja roskakori on tyhjennettävä.

Yhteiskäyttäjät
    • Voivat muokata asiakirjoja, laskentataulukoita ja esityksiä.
    • Voivat kutsua tai poistaa muita yhteiskäyttäjiä ja lukijoita (jos omistaja on antanut luvan).
    • Voivat viedä asiakirjasta, laskentataulukosta tai esityksestä kopion paikalliseen tiedostoon.

Katselu tai kommentointi oikeus  -käyttäjät
    • Voivat tarkastella asiakirjan, laskentataulukon tai esityksen uusinta versiota, mutta eivät tehdä muutoksia (paitsi kommentointi oikeudella jättää kommentteja dokumentin rinnalle).
    • Voivat viedä asiakirjasta, laskentataulukosta tai esityksestä kopion paikalliseen tiedostoon.